szkolenia.olecko.pl

Wzrost liczby dokumentów, powodujący wydłużenie czasu ich wyszukiwania i weryfikacji, to wydłużenie czasu realizacji spraw. Tradycyjny sposób zarządzania dokumentami i przetwarzania informacji staje się coraz większą barierą ograniczającą wzrost efektywności działania.
Niebezpiecznie łatwo przyzwyczaić się do niedogodności występujących przy tradycyjnym obiegu dokumentów, akceptując je jako rzecz oczywistą i zło konieczne, bagatelizując ponoszone z tego tytułu koszty.

W działalności biznesowej wymagane jest podejście elastyczne, innowacyjne, zorientowane na klienta, wymagana jest jakość i szybkość działania. Informatyczne systemy zarządzania dokumentami, zapewniające dostęp do wspólnych zasobów danych i nieograniczone pojemności magazynowania informacji dają olbrzymie techniczne możliwości wsparcia takiego modelu działania.

Zastosowanie komputerów jedynie do automatyzacji czynności i procedur zaprojektowanych pierwotnie dla papierowych dokumentów powoduje co najwyżej usprawnienie istniejącego sposobu działania, często nieefektywnego w zmieniających się warunkach. Gruntowna analiza i przeprojektowanie podstawowych procesów przy intensywnym wykorzystaniu systemów informatycznych powoduje znaczący wzrost efektywności. Pracownicy mogą poświęcić więcej czasu na swoją podstawową działalność zamiast tkwić w biurokratycznej, papierkowej pracy nad zakończonymi już zadaniami.

Co oznacza DDM9000®? DDM jest skrótem od Document Data Management, 9000 wskazuje na związki z systemami zapewnienia jakości serii ISO 9000. DDM9000® to system informatyczny, którego zadaniem jest zarządzanie dokumentami oraz zarządzanie i sterowanie przepływem informacji i zadań. Kontrolowany jest obieg informacji w samej organizacji, gdzie system DDM9000® funkcjonuje, jak i wymiana informacji pomiędzy tą organizacją a otoczeniem. DDM9000® znajduje zastosowanie zarówno w okresie wdrażania systemu zarządzania jakością jak i sprawowania nadzoru nad funkcjonującym już systemem jakości.

W strategii rozwoju naszej firmy rynek zachodnioeuropejski zawsze leżał w centrum zainteresowania. Tworząc firmę założyliśmy, iż wszystkie systemy będziemy projektowali z myślą o rynkach światowych. Przyjęliśmy strategię wchodzenia na rynek krajowy poprzez rynki europejskie - być dobrym na tamtym rynku oznaczało potwierdzenie najwyższej jakości tworzonego oprogramowania, pozwalało na oparcie się na najnowocześniejszych technologiach, działanie na dużym, chłonnym rynku, a także pozwalało na zgromadzenie odpowiednich środków finansowych na rozwój firmy i jej produktów. 
Wejście na tamte rynki pozwoliło na zdobycie uznania wśród klientów i partnerów zachodnich. Poznanie ich potrzeb w pierwszej kolejności zaowocowało opracowaniem systemu zarządzania dokumentacją techniczną PDM9000® (Product Data Management), który pracuje w wielu firmach niemieckich, szwajcarskich, włoskich, holenderskich, jak również w USA. Niemieckie czasopismo "CAD/CAM Report" od 1994 roku w corocznych rankingach poświęconych systemom PDM/EDM wymienia nasz produkt w gronie najlepiej sprzedających się systemów EDM/PDM w Europie Zachodniej.

Kolejnym krokiem było opracowanie właśnie systemu DDM9000® - systemu zarządzania dokumentami i przepływem informacji. Został on już sprawdzony w dziesiątkach wdrożeń a jego funkcjonalność bogata jest dzięki doświadczeniu użytkowników eksploatujących system w licznych firmach i instytucjach.

W połowie 1998 roku, w związku z dużym zapotrzebowaniem tamtejszych rynków, założyliśmy poza granicami kraju dwie firmy zależne. W Niemczech jest to LTE Consulting GmbH a w Belgii Logotec Engineering. Firmy te zajmują się sprzedażą systemów DDM9000® i PDM9000®, realizując usługi związane z wdrożeniem tych systemów oraz współpracą z dystrybutorami w innych krajach Europy.
Obecnie w Europie Zachodniej około 200 klientów użytkuje nasze systemy do zarządzania dokumentami - sprzedanych zostało kilka tysięcy licencji tego oprogramowania. Właśnie za eksport tych systemów w roku 1998 otrzymaliśmy zaszczytny tytuł wicelidera a w 1999 roku tytuł lidera eksportu oprogramowania. 

Również w kraju rośnie liczba firm, które zdecydowały się, przy pomocy systemu DDM9000®, w profesjonalny sposób zarządzać swoimi zasobami informacyjnymi wiedząc, że jest to najlepszy sposób na zwiększenie efektywności swojego działania.

1. Dlaczego powstał DDM9000® ?

W dzisiejszych czasach nikogo nie trzeba przekonywać, iż komputer jest narzędziem, bez którego funkcjonowanie każdej firmy jest - jeśli nie niemożliwe - to przynajmniej utrudnione. Bardzo wiele firm stawia 
na informatyzację - wydaje duże kwoty na zakup sprzętu i oprogramowania oraz na jego wdrożenie. Czy u wielu nie powstaje jednak po cichu podświadomie pytanie: czy to rzeczywiście wszystko, co mogę osiągnąć przy pomocy komputera ?

Ile firm przekonało się, że po wprowadzeniu komputerów chaos informacyjny nie tylko nie zmalał ale wzrósł?
Ile firm przekonało się, że po wprowadzeniu komputerów ilość tworzonych dokumentów wzrosła tak znacznie, iż nie sposób nad nimi zapanować ?
Ile firm przekonało się, że wprowadzenie i wdrożenie poczty elektronicznej ułatwiło zdecydowanie komunikację, ale jednocześnie spowodowało chaos organizacyjny oraz rozbiło do reszty skutecznie funkcjonujące wcześniej zasady przepływu korespondencji (rejestr poczty przychodzącej, wychodzącej itp.)? Zresztą zasady te zostały już wcześniej nadwątlone sposobem obiegu faksów, bo ile firm może powiedzieć, iż faksy są ewidencjonowane podobnie jak pozostała korespondencja?
Ile firm może twierdzić, że po wprowadzeniu komputerów rzeczywiście łatwiej znaleźć jest dowolny dokument (np. w czasie pobytu odpowiedzialnego pracownika na urlopie)?
Ile osób różnego szczebla, podejmujących decyzję o wydawaniu bardzo dużych kwot na informatyzację może powiedzieć, że również one otrzymały skuteczne narzędzie pracy, którym się na bieżąco posługują, a nie tylko chwalą przed odwiedzającymi ich gośćmi?
Z analiz przeprowadzanych przez szereg instytucji wynika, iż jedynie niewielka część czasu pracy pracowników biurowych związana jest z tworzeniem dokumentów np. przy pomocy Worda, Excela lub innych programów biurowych. Pozostały czas poświęcają oni głównie takim czynnościom, jak wyszukiwanie informacji, komunikowanie się z innymi, administrowanie itp. 
W wypadku szefów tendencja ta jest jeszcze bardziej wyraźna.

 

Podział czasu pracy pracowników biurowych

 

 

Podział czasu pracy pracowników na szczeblach kierowniczych

Dlatego właśnie opracowaliśmy system DDM9000®.

 

2. Zakres funkcjonalny DDM9000®

DDM9000® składa się ze ściśle powiązanych ze sobą modułów:

1. modułu obsługi kancelarii (jednej lub wielu)

2. centralnej bazy/archiwum wszystkich dokumentów firmy

3. modułu zarządzania przepływem dokumentów, informacji i zadań

4. modułu zarządzania sprawami

5. modułu służącego do sterowania przepływem spraw, zadań i informacji

6. narzędzia umożliwiające szybkie rozbudowywanie możliwości systemu

2.1. Moduł obsługi kancelarii.

Problemy rozwiązywane przez moduł służący obsługi kancelarii.

Wiele firm czy instytucji, które mają problemy z zapanowaniem nad obiegiem i przechowywaniem dokumentów prowadzi kancelaryjny sposób obiegu dokumentów. Najczęściej w tych instytucjach oryginalny dokument papierowy musi dotrzeć do odpowiedniej "podkancelarii" odpowiedniego działu/departamentu. Przekazywanie oryginału musi być zarejestrowane i potwierdzone przez odpowiednie dokumenty przekazania. Poza tym dokumentów tych są ogromne ilości tak, że czasami zatrudniane są osoby zajmujące się rozwożeniem ich po terenie instytucji i przekazujące je za pokwitowaniem Sprawa staje się bardziej skomplikowana gdy mówimy o wysyłaniu korespondencji. Każdy dział lub departament najczęściej posiada swoją kancelarię, która jest zobowiązana do wysyłania korespondencji listownie, za pomocą poczty kurierskiej lub np. nadawania listów poleconych/telegramów. Każda taka kancelaria musi mieć zdefiniowany i uzgodniony z lokalnym urzędem pocztowym sposób seryjnego wysyłania listów poleconych za pomocą odpowiednich list oraz, co ważniejsze, musi się okresowo rozliczać z wydatków poniesionych na usługi pocztowe.

Funkcje realizowane przez ten moduł

- możliwość zdefiniowania dowolnej liczby kancelarii w obrębie firmy, zdefiniowania ścisłych zależności pomiędzy pracownikami i obsługującymi ich kancelariami oraz zdefiniowania hierarchii kancelarii (kancelaria główna, kancelarie wydziałowe,...);
- możliwość przyspieszonego rejestrowania przesyłek przychodzących. Osoba rejestrująca jest zwolniona z obowiązku przeszukiwania firmowej bazy adresów zewnętrznych w celu znalezienia wcześniej zapisanego adresu - musi jedynie przepisać dane identyfikujące przesyłkę. W ten sposób obowiązek koniecznego lecz bardziej czasochłonnego podpinania korespondencji do istniejących adresów zewnętrznych jest przeniesiony na końcowego adresata a więc równomiernie rozłożone po całej instytucji.;
- zarejestrowane przesyłki mogą być grupowo przekazywane do odpowiednich osób, działów lub "podkancelarii";
- przy każdym takim przekazaniu jest możliwe wydrukowanie raportu zawierającego rejestr przekazanych dokumentów w celu potwierdzenia odebrania przesyłek przez adresata;
- przygotowane, w systemie DDM9000®, przez poszczególnych pracowników przesyłki trafiają do odpowiednich kancelarii;
- pracownik ma wgląd do informacji czy i kiedy jego przesyłka została wysłana przez kancelarię;
- kancelaria może spływające przesyłki gromadzić w tzw. paczki. Każda taka paczka może zawierać dowolną ilość korespondencji wysyłanej w ten sam sposób (jako list polecony, zwykły, lotniczy, przesyłka kurierska itp.)
- dla listów poleconych przewidziano możliwość automatycznego przygotowywania list mogących zastąpić żmudne wypisywanie formularzy pocztowych oraz automatyczny sposób nadawania kolejnych numerów pocztowych tzw. "erek". 
- przewidziano możliwość zapisywania cen usług pocztowych co umożliwia łatwe rozliczanie się kancelarii z funduszy przeznaczonych na jej funkcjonowanie.

2.2. Centralna baza/archiwum wszystkich dokumentów firmy

Problemy rozwiązywane przez centralną bazę dokumentów 

Wprowadzenie komputerów podobnie jak wcześniej wprowadzenie faksów spowodowało łatwość tworzenia dokumentów i drastyczny wzrost ich liczby. Ponieważ komputery pozwalają na tworzenie dokumentów wg indywidualnych zasad uznawanych przez poszczególnych użytkowników powstał problem, porozrzucania dokumentów po dziesiątkach komputerów w biurze, po różnych dyskach, dyskietkach, podkatalogach itp. W rezultacie użytkownicy mają problemy z zapanowaniem nawet nad dokumentami tworzonymi przez nich samych - najczęściej po paru tygodniach czy miesiącach, kiedy trzeba znaleźć na dysku odpowiedni dokument okazuje się, że nie sposób sobie przypomnieć jak nazywał się plik, w którym zapisany był dokument, nie wiadomo na której dyskietce znajduje się najbardziej aktualna wersja lub też, że przy ostatnim robieniu porządków dysk został wyczyszczony, a plik (najczęściej przez przypadek) usunięty.

A jak to wygląda w wypadku gdy trzeba odnaleźć dokument stworzony przez pracownika, który właśnie jest na urlopie, zwolnieniu chorobowym lub też po prostu zwolnił się ? Przeszukiwanie dysku i dyskietek takiego pracownika można porównać z poszukiwaniem igły w stogu siana i nawet, jeżeli dokument taki zostanie znaleziony, to nigdy nie wiadomo czy jest to aktualna wersja. 

Krótko mówiąc - pomimo posiadania komputerów, pomimo połączenia ich w sieć (często zrealizowaną poprzez instalację drogiego okablowania strukturalnego) dokumenty tworzone przez pracowników są ciągle ich własnością, a nie własnością instytucji, w której pracują. 

 

Czy o to chodziło menadżerom, podejmującym decyzję o wydaniu dużych pieniędzy na informatyzację ?

Na koszt jednego dokumentu składają się m.in. koszty takich operacji jak:

- stworzenie bądź zarejestrowanie dokumentu,
- kopiowanie dokumentu,
- opisanie dokumentu,
- rozprowadzanie dokumentu wśród pracowników firmy,
- zapewnienie, aby wszyscy pracownicy otrzymali najnowsze wersje potrzebnych im dokumentów,
- wycofywanie nieaktualnych dokumentów (czego żąda np. norma ISO 9000)
- rozkładanie poszczególnych dokumentów po odpowiednich segregatorach.
- przechowywanie dokumentu w odpowiednich archiwach,

Jednak zdecydowanie największe koszta powstają przy wyszukiwaniu dokumentów!

Ile kosztuje nie znalezienie w określonym czasie potrzebnego pilnie dokumentu.
Jak często się to zdarza?

Czy można sobie pozwolić na takie marnotrawstwo ?

Wśród większości ludzi funkcjonuje stereotyp, iż skanowanie dokumentów to jedynie bardzo droga ciekawostka. Rzeczywiście było tak przed kilkoma laty.
Obecnie koszt zeskanowania i zapisania dokumentu na odpowiednim nośniku (bez potrzeby jakiejkolwiek dodatkowej obróbki typu kompresja) kosztuje od kilku do kilkudziesięciu razy mniej niż jego powielenie 
na kserokopiarce!
Również często sądzi się, iż operacja skanowania jest czynnością kłopotliwą (ustawienie parametrów skanowania jak np. jaskrawość, określenie nazwy pliku, w którym ma on zostać zapisany itd.). Opinie te powstały najczęściej w skutek złych doświadczeń ze skanerami, czy też oprogramowaniem nie przystosowanym do celów zarządzania dokumentami (a takie właśnie oprogramowanie dostępne jest powszechnie na rynku).
W systemach zarządzania dokumentami wydajność skanowania wynosi przeciętnie kilkanaście stron na minutę (bez potrzeby specjalnego ustawiania skanera) natomiast w wypadku skanowania przy pomocy specjalnych skanerów może wzrosnąć jeszcze bardziej.

Funkcje realizowane przez centralną bazę dokumentów

Zadaniem tego modułu jest spowodowanie aby dokumenty przestały być własnością poszczególnych pracowników, a stały się własnością firmy !

- System DDM9000® pozwala na stworzenie w firmie/instytucji centralnej bazy wszystkich dokumentów (dokumentów skanowanych, dokumentów stworzonych np. przy pomocy edytorów tekstów, arkuszy kalkulacyjnych itp.)

- Wszystkie dokumenty są zapisywane nie na lokalnych dyskach poszczególnych użytkowników, lecz 
na przeznaczonych do tego celu dyskach centralnych (pomimo to mogą one być rozproszone po wielu komputerach wg zasad zdefiniowanych przez administratora systemu). W rezultacie o wiele łatwiejsze jest zapanowanie nad tymi plikami (np. ich centralna archiwizacja, uniknięcie przypadkowego skasowania podczas np. porządkowania dysku przez poszczególnych użytkowników).

- Przy zakładaniu dokumentu użytkownik nie myśli o tym, jak powinien nazywać się plik, w którym zapisany jest dokument ani też gdzie on się znajduje - załatwia to za niego system. Użytkownik wprowadza jedynie informacje opisujące dokument, przydatne potem przy jego wyszukiwaniu. Administrator może skonfigurować system tak, że użytkownik nie będzie wiedział, jaka jest nazwa tego pliku, jak również niemożliwy będzie dostęp do tego dokumentu spoza systemu DDM9000®. Jedną z informacji opisujących dokument jest jego numer, określany przez system automatycznie/ półautomatycznie wg obowiązujących w firmie zasad rejestracji korespondencji.

- Przy wyszukiwaniu dokumentu możliwe jest wyszukiwanie wg zasad obowiązujących w bazach danych 
(np. można wyszukać dokument wg fragmentu słowa opisu, autora, orientacyjnej daty jego stworzenia itp.). Nawet w systemach zawierających setki tysięcy dokumentów znalezienie odpowiedniego dokumentu trwa od kilku do kilkunastu sekund ! 

- Możliwe jest tworzenie dokumentów przy pomocy dowolnych aplikacji pracujących w systemie Windows - operacja otwarcia dokumentu powoduje automatycznie otwarcie odpowiedniej aplikacji, przy pomocy której dokument był stworzony i załadowanie do niej dokumentu.

- Możliwe jest oglądanie dokumentów stworzonych przy pomocy aplikacji, które nie są zainstalowane na naszym komputerze, dokumentów powstałych przy pomocy starszych czy też nowszych aplikacji biurowych 
(np. pracujemy jeszcze przy pomocy Worda wersja 2.0, a chcemy obejrzeć dokument powstały przy pomocy Worda 97). Tego typu dokumenty można oglądać dzięki temu, że z systemem DDM9000® zintegrowane jest oprogramowanie pozwalające na oglądanie plików w ponad dwustu formatach.

- DDM9000® pozwala na sprawne skanowanie dokumentów - realizowane jest to przy pomocy naszych aplikacji wykorzystujących (na mocy odpowiedniej umowy licencyjnej) bibliotekę Recognita OCR firmy Recognita AG. Dzięki temu nawet jeżeli któraś ze skanowanych kartek zostanie przez pomyłkę włożona "do góry nogami" to DDM9000® potrafi ją automatycznie "obrócić"(oczywiście nie fizycznie lecz "wirtualnie" - w pamięci komputera).

- DDM9000® pozwala na zarządzanie wersjami dokumentu - dzięki temu, jeżeli na którymś etapie negocjacji kontrahent uzna, iż wersja sprzed trzech tygodni najbardziej mu odpowiadała będziemy ją mogli natychmiast przywołać.

- DDM9000® zawsze ostrzega użytkownika przy próbie użycia nieaktualnej wersji dokumentu.

- System pozwala na definiowanie stanów dokumentów. Najczęściej w biurze zadawalamy się dwoma stanami dokumentu - może on być w fazie opracowywania lub też już zatwierdzony. Możliwe jest jednak zdefiniowanie dowolnie dużej liczby stanów (np. zdefiniowanie stanu "w kontroli") oraz określenie, co dzieje się z dokumentem przechodzącym do określonego stanu. Np. przy przejściu do stanu "zatwierdzony" uniemożliwienie jego zmian, przy przejściu do stanu "do kontroli" automatyczne przesłanie odpowiedniej informacji do osoby odpowiedzialnej za kontrolę.

- DDM9000® umożliwia definiowanie dowolnie dużej liczby segregatorów i pozwala na przyporządkowanie dokumentu do różnych segregatorów. Np. ten sam dokument może zostać włożony do segregatora "Targi Poznańskie 97", "Informacje na temat wyrobu xyz", "Marketing" itp. "Włożenie" dokumentu do kilku segregatorów nie powoduje jego powielenia a jedynie jego logiczne przyporządkowanie danym teczkom. Dzięki temu możemy szukając odpowiedniego dokumentu wyszukać po prostu segregator, a następnie znaleźć tam odpowiedni dokument. Dzięki temu zamiast szukać wśród np. 300.000 dokumentów firmy szukamy jedynie wśród kilkudziesięciu dokumentów danego segregatora.

- Możliwe jest określanie hierarchii dokumentów i segregatorów, tzn. określanie, które z dokumentów/ segregatorów są w stosunku do danego dokumentu/danej teczki nadrzędne lub podrzędne. Pozwala to np. przy zmianie dokumentów na natychmiastowe określenie, które dokumenty powołują się na uregulowania zawarte w zmienianym dokumencie.

- DDM9000® posiada możliwość definiowania klasyfikatorów, pozwalających na klasyfikowanie dowolnych obiektów (np. dokumentów, segregatorów). Przykładem klasyfikatorów są stosowane w wielu instytucjach instrukcje kancelaryjne definiujące w sposób jednoznaczny sposób klasyfikowania dokumentów - DDM9000® umożliwia odwzorowanie takich klasyfikatorów.

- Klasyfikatory systemu DDM9000® mogą służyć także jako klasyfikatory np. wyrobów, gdzie podstawą klasyfikacji są cechy lub parametry odpowiedniego elementu. Ta właściwość klasyfikatorów może być najskuteczniej wykorzystana w takich branżach jak elektronika (np. klasyfikator elementów elektronicznych), mechanika (klasyfikator części mechanicznych) czy wszystkich innych, gdzie konieczny jest szybki dostęp do informacji o wielu podobnych elementach.

- Wykorzystanie klasyfikacji według cech lub parametrów pozwala na szybkie i skuteczne dotarcie do interesujących nas obiektów dzięki poszukiwaniu np. zakresu odpowiedniego parametru lub wartości określonej cechy. Ułatwia to dotarcie do np. kilku obiektów spełniających złożone kryteria.

- W systemie DDM9000® istnieje możliwość zdefiniowania dowolnej liczby niezależnych klasyfikatorów, z których każdy może gromadzić informacje o dowolnych obiektach (dokumenty, adresy, korespondencja, sprawy i inne).

- Centralna baza dokumentów pozwala na definiowanie dowolnych analiz, statystyk, raportów, wykresów czy zestawień dotyczących przechowywanych dokumentów. W systemie DDM9000® możemy przy pomocy takich zestawień uzyskać wiele interesujących wielkości jak np: czas pracy nad dokumentami, zaangażowanie pracowników, liczba dokumentów, liczba wersji, ilość dokumentów w odpowiednim stanie, informacje o autorach dokumentów, informacje o ilości dokumentów w segregatorach, klasyfikatorach, itp.

Ochrona danych i prawa dostępu w centralnej bazie dokumentów

 

Stworzenie centralnej bazy dokumentów daje możliwość lepszego wyszukiwania dokumentów, gwarantuje porządek oraz powoduje, iż dokumenty stają się rzeczywiście własnością firmy/instytucji a nie tylko pracownika, który je stworzył. Ale jak zapobiec niepowołanym dostępom do określonych dokumentów ?

DDM9000® stosuje następujące metody ochrony danych:

- każdy użytkownik systemu musi być przyporządkowany w systemie co najmniej jednej grupie użytkowników (może oczywiście być także przyporządkowany wielu grupom),

- w firmie/instytucji należy zdefiniować "szafy z aktami" (oczywiście w sensie logicznym a nie fizycznym). Najczęściej szafy te odpowiadają w dużym stopniu stosowanym w firmach zasadom przechowywania dokumentów. Np. założyć można szafę "dyrekcja/zarząd", "sekretariat", "księgowość" itp. Liczba szaf z aktami jest nieograniczona, aczkolwiek należy starannie przemyśleć sprawę przed "założeniem" każdej nowej szafy z aktami,

- należy określić, ile poziomów dostępu posiada każda z szaf (np. można zdefiniować takie poziomy dostępu jak "normalny", "poufny", "tajny"),

- każdy dokument (podobnie jak każdy segregator przy jego stworzeniu) musi zostać przyporządkowany jednej szafie z aktami, 

- przy "wkładaniu" dokumentu/segregatora do szafy należy określić, na jakim poziomie dostępu ma się on znajdować,

- dla każdej grupy użytkowników należy zdefiniować, do jakich szaf z aktami i do jakiego poziomu ma ona dostęp,

- użytkownik, który otworzy bazę dokumentów będzie widział listę i opisy tylko tych dokumentów, do których jego grupa/grupy ma dostęp (bez względu na poziom dostępu). Kiedy spróbuje on jednak otworzyć któryś z dokumentów, znajdujący się na poziomie niedostępnym dla niego, wówczas otrzyma komunikat, iż nie ma on praw dostępu do tego dokumentu, 

- użytkownik, który otworzy bazę segregatorów będzie widział tylko te z nich, do których jego grupa/grupy ma dostęp (bez względu na poziom dostępu). Kiedy spróbuje on jednak otworzyć segregator, który znajduje się na poziomie niedostępnym dla niego, wówczas otrzyma komunikat, iż nie ma on praw dostępu do tego segregatora,

Więcej informacji na temat praw dostępu znajduje się w rozdziale "Ochrona danych/prawa dostępu"

2. 3. Moduł zarządzania przepływem informacji i zadań

Każdy - a szczególnie ci, którzy zajmują się zarządzaniem mniejszą lub większą grupą ludzi -wiedzą, jak ważna jest dobra komunikacja: przekazywanie informacji, zadań, wymiana poglądów itp. Wiedzą też, że jeszcze ważniejsza od samego faktu przekazania polecenia jest możliwość skontrolowania jego realizacji.

Problemy rozwiązywane przez moduł służący do zarządzania przepływem 
informacji i zadań

Prawie wszyscy zastanawiają się nad następującymi problemami:

- jak spowodować, aby ze zredagowaną przez nas informacją zapoznała się określona grupa pracowników: kilkuosobowy zespół, wszyscy kierownicy wydziałów/działów czy też wszyscy pracownicy bez konieczności zbierania dziesiątków podpisów?

- jak spowodować, aby przy każdym problemie/"nawalance" przestały się pojawiać odpowiedzi "nie wiedziałem", "nie poinformowano mnie", "pierwszy raz to widzę"?

 

- jak sprawdzić, czy sprawa, w której właśnie dzwoni kontrahent została już załatwiona jeżeli odpowiedzialny pracownik jest właśnie nieobecny?

- jak sprawdzić, na jakim etapie załatwiania znajduje się w danym momencie określony dokument?

- jak sprawdzić, co dzieje się z wydanym przez nas poleceniem - kto się z nim jeszcze nie zapoznał, kto odłożył jego załatwienie na później?

- jak uniknąć zmory kierowników wszystkich szczebli, a mianowicie braku możliwości kontroli nad realizacją poleceń?

- jak uniknąć sytuacji, w której zadania (pomimo określonych terminów) są odkładane do szuflady bądź po prostu zapominane ? Ile razy na pytanie, czy dana sprawa została już załatwiona słyszymy "tak, oczywiście zaraz się za to wezmę", co tylko dowodzi, iż bez naszego przypomnienia sprawa uległaby zapomnieniu?

- jak spowodować, aby nie ginęły w firmie faksy - aby były one rejestrowane i rozdzielane podobnie jak pozostała korespondencja, a jednocześnie nie spowodować utrudnienia w pracy lecz odwrotnie, usprawnić ją?

- jak zagwarantować sobie to, aby sprawy przekazane do pracowników a nie podjęte, nie załatwione przez nich były po upływie określonego czasu natychmiast sygnalizowane odpowiedzialnym pracownikom?

- jak zagwarantować aby kontakty z klientami, kontrahentami, itp. były możliwe do sprawdzenia bądź przeanalizowania?

- jak spowodować, aby odejście handlowca nie spowodowało kompletnej dezorganizacji firmy i utraty informacji? Jak spowodować, aby tego typu informacje przestały być własnością pojedynczego pracownika przechowywane w jego notatniku, a stały się własnością firmy?

- jak spowodować, aby istniała w każdej chwili możliwość przeanalizowania aktywności firmy czy też jej pracowników? Np. jak bez wielkiego nakładu uzyskać informacje o tym ile listów, faksów, rozmów telefonicznych odebrano bądź wysłano w określonych okresach?

- jak oceniać obciążenie/aktywność pracowników poszczególnych działów?

 

Wszyscy, którym powyższe pytania nie są obce znajdą pomoc w module DDM9000®, który zajmuje się nadzorowaniem przepływu informacji i poleceń.

Pomoc znajdą w nim także wszyscy ci, którzy już wiedzą, iż poczta elektroniczna jest w tym zakresie pomocna jedynie w stopniu ograniczonym - że jest to doskonałe medium komunikacyjne ale w żadnym wypadku medium organizacyjne !

Funkcje realizowane przez ten moduł 

Zadaniem tego modułu jest zapewnienie jednego, centralnego, spójnego systemu komunikowania się, przekazywania poleceń, nadzorowania ich realizacji itp. niezależnie od ich formy.

- Pozwala na rejestrowanie korespondencji/kontaktów/informacji wszelkiego typu, niezależnie od tego czy 
są to listy, faksy, maile, telefony, czy też informacje otrzymane w czasie osobistej rozmowy. Dzięki temu metody stosowane wszędzie przy rejestracji korespondencji tradycyjnej (dziennik korespondencji przychodzącej i wychodzącej) rozszerzone są na wszystkie inne rodzaje korespondencji. 

* dokumenty tradycyjne są skanowane w momencie ich rejestrowania, oryginał trafia na półkę 
do odpowiedniego segregatora (w razie potrzeby DDM9000® wskaże gdzie się on znajduje), 
a korespondencja wędruje od komputera do komputera w formie elektronicznej,
* faksy są wysyłane i odbierane przy pomocy faxmodemów, co eliminuje konieczność ich skanowania i jednocześnie gwarantuje pełną kontrolę nad ich przepływem.

- Pozwala na uzyskanie powyższego efektu przy jednoczesnej decentralizacji rejestracji - powyższe informacje mogą być rejestrowane przez dowolną liczbę pracowników, pomimo to zachowujemy nad nimi pełną kontrolę.

- Pozwala na sprawne komunikowanie się zarówno z pracownikami firmy jak i zewnętrznymi jednostkami (kontrahentami, klientami, partnerami handlowymi itp.) z automatycznym protokołowaniem każdej operacji.

- Pozwala na sprawne przekazywanie informacji do poszczególnych osób czy też grup pracowników. Oprócz zapisu informacji jako załączniki mogą być przekazywane pliki, dokumenty i segregatory z centralnej bazy dokumentów DDM9000®. W odróżnieniu od poczty elektronicznej posiada on kilka cech specyficznych, np.:
* rejestruje każdą operację wykonaną na danej jednostce korespondencji (kto i kiedy informację wysłał, kiedy ją przyjął do realizacji, kiedy odrzucił, przekazał następnej osobie, załatwił itp.)
* nie pozwala na korektę powyższych danych (przy korekcie zawartości poczty, np. uzupełnieniu opisu korespondencji wprowadzonej przez poprzednią osobę, zachowywana jest zarówno poprzednia, jak i nowa zawartość, i pokazywana jest informacja, iż korespondencja została zmieniona przez daną osobę o określonej godzinie i minucie).

- Pozwala na sprawdzenie, co się stało z przekazanym pismem/faxem/informacją - kto tę informację przyjął, komu ją przekazał itp.

- Pozwala w razie potrzeby na sprawdzenie kto się w danym momencie zajmuje realizacją sprawy, której dotyczyła korespondencja.

- Pozwala na poprawienie organizacji pracy, poprzez możliwość tworzenia listy spraw do załatwienia, odkładania spraw na później (system automatycznie przypomina po upływie terminu o konieczności zajęcia się sprawą), itp.

- Pozwala na automatyczne monitorowanie wszystkich sytuacji, w których realizacja korespondencji została zahamowana (np. poczta została komuś przekazana do realizacji i nie jest przez niego podejmowana na skutek np. urlopu, choroby czy też po prostu niedbalstwa).

- Pozwala na delegowanie zadań innym pracownikom.

- Sygnalizuje wszelkie przypadki naruszenia terminów (zarówno osobom zlecającym jak i realizującym te zadania).

Ochrona danych i prawa dostępu w module do zarządzania przepływem 
informacji i poleceń

Każdy z pracowników pracujący z systemem otrzymuje jedną bądź wiele "skrzynek pocztowych". Dzięki temu może przesyłać informacje do innych osób. Można dowolnie zdefiniować kto ma dostęp do poszczególnych skrzynek - najczęściej stosuje się następujące rozwiązanie:

- pracownik najniższego szczebla ma dostęp jedynie do własnej skrzynki lub też do tej, którą mu przydzielono w ramach zastępstwa,

- kierownik ma dostęp do własnej skrzynki oraz do skrzynek pracowników swojego działu,

- asystentka/sekretarka kierownika ma dostęp do własnej skrzynki, skrzynki kierownika oraz skrzynek wszystkich pracowników działu. Pozwala to mieć pewność, iż żadna informacja przekazana kierownikowi nie zostanie zawieszona w próżni (nawet jeżeli jest on nieobecny asystentka w zależności od ważności sprawy sama ją załatwi, zawiadomi kierownika telefonicznie o sprawie lub też np. przekaże ją do załatwienia innej osobie). Podobnie w wypadku nieobecności któregoś z pracowników może ona przekazać sprawę do załatwienia innej osobie lub też przyporządkować na okres nieobecności całą skrzynkę innemu pracownikowi,

- dyrektor może mieć dostęp do skrzynek wszystkich pracowników.

 

Tego typu rozwiązanie pozwala na dotarcie do każdej korespondencji nawet w wypadku nieobecności pracownika.
Jeżeli ktoś wykonuje jakąś operację na korespondencji znajdującej się w cudzej skrzynce, do której posiada 
on prawa dostępu, to system rejestruje przez kogo operacja została wykonana.
Niezależnie od skrzynek służbowych pracownikom można przydzielić skrzynki prywatne - pozwala to np. przesłać mu informację poufną, do której nikt inny nie powinien mieć dostępu.
Oczywiście powyższe rozwiązanie jest jedynie przykładem - można ustalić dowolne inne zasady dostępu 
do skrzynek.

2.4. Moduł zarządzania sprawami.

Problemy rozwiązywane przez moduł spraw

DDM9000® pozwala na zakładanie tzw. spraw. Jeżeli np. otrzymaliśmy pismo z reklamacją możliwe jest założenie odpowiedniej sprawy a następnie kojarzenie z tą sprawą wszystkich poczynań, które jej dotyczyły (np. polecenie sprawdzenia reklamacji, zapytanie do współpracującego z nami poddostawcy czy działu. W rezultacie zawsze możemy sprawdzić, co w danej sprawie zostało zrobione.

Przykład:
- wpłynęła reklamacja

- następnego dnia wysłano polecenie sprawdzenia reklamacji do odpowiedniego działu wyznaczając na to 14 dni

- po 2 dniach dział ten wysłał faks do poddostawcy z prośbą o wyjaśnienie 

- tego samego dnia dział ten zwrócił się do innego działu z prośbą o udzielenie dodatkowych informacji

- po kolejnych 7 dniach wpłynęło wyjaśnienie od poddostawcy

- następnego dnia wpłynął kolejny faks ponaglający od reklamującego

- 14-go dnia DDM9000® przypomniał osobie zlecającej wyjaśnienie sprawy 

- osoba ta telefonicznie spytała dlaczego sprawa nie została jeszcze załatwiona

- 18 dnia do reklamującego zostało wysłane wyjaśnienie

- następnego dnia reklamujący zadzwonił z pretensjami, że nie uzyskał jeszcze odpowiedzi - poinformowano go o sposobie załatwienia sprawy oraz o tym, że poprzedniego dnia została wysłana pisemna odpowiedź.

Moduł Sprawy służy do gromadzenia i porządkowania korespondencji, (podobnie jak moduł Segregatory gromadzi dokumenty). 
Dzięki sprawom system DDM9000® oferuje efektywne narzędzie do gromadzenia i porządkowania korespondencji zarówno przychodzącej jak i wychodzącej. 

Funkcje realizowane przez ten moduł

Moduł Sprawy pozwala na:

- każda sprawa może być skojarzona z jednym lub wieloma adresami - dzięki temu, nawet gdy zarejestrowaliśmy dziesiątki tysięcy spraw to przy rejestrowaniu pisma system w ciągu sekund poda nam automatycznie listę spraw dotyczących danego nadawcy,

- każda korespondencja może być skojarzona z jedną bądź wieloma sprawami,

- każda sprawa ma swojego prowadzącego, który jest odpowiedzialny za przebieg sprawy,

- przeglądanie rejestru korespondencji wymienionej w konkretnej sprawie (oczywiście w granicach zdefiniowanych przez prawa dostępu do poszczególnych danych),

- w zależności od charakteru sprawy: na jej czasowe oddelegowanie innej osobie w celu wykonania określonych zadań bądź przekazanie sprawy, czyli zmianę prowadzącego,

- przegląd całej historii sprawy, to znaczy zdarzeń takich jak zarejestrowanie sprawy, uruchomienie sprawy, przekazanie bądź oddelegowanie sprawy, zwrot sprawy prowadzącemu, zakończenie sprawy i temu podobne,

- zmianę charakteru sprawy - na przykład ze sprawy typu "prognozowanie" na sprawę typu "realizacja kontraktu", z czym będą wiązać się określone działania systemu,

- przegląd wszystkich etapów sprawy - to znaczy możliwość prześledzenia zmian charakteru sprawy i związanych z tym zmian danych, wraz z informacjami kto tych zmian dokonał i kiedy ich dokonał,

- sprawy mogą być dzielone na różne kategorie. Dla niektórych kategorii spraw może być wymagane rejestrowanie pewnych specyficznych danych, np. dla sprawy typu kredyt może być niezbędne rejestrowanie takich danych jak rodzaj kredytu, jego wysokość, rodzaje zabezpieczeń, grupa ryzyka zainteresowanego kredytem itp.. DDM9000® pozwala na dowolne określanie i rejestrowanie danych wymaganych dla danego typu sprawy,

- zdefiniowanie opracowań tych danych w postaci raportów, wykresów, analiz łatwych do odczytania i interpretacji.

2.5. Moduł sterowania przepływem informacji i zadań.

Problemy rozwiązywane przez moduł sterowania przepływem zadań 
(wokflow management).

Wyobraźmy sobie sytuację, w której postępowanie pracowników z określonym typem korespondencji zostało dokładnie zdefiniowane, np. w postaci procedur ISO 9000 - wiadomo co zrobić gdy przychodzi zamówienie, oferta itp..

Jeżeli w firmie funkcjonuje kilkadziesiąt procedur to jak teraz spowodować, aby były one realizowane ? 

Wyobraźmy sobie sytuację, iż w wypadku rejestrowania każdej korespondencji sekretarka powinna odnaleźć odpowiednią instrukcję i postąpić zgodnie z nią. To samo oczywiście powinny zrobić wszystkie pozostałe osoby, do których dana korespondencja dociera.

Jak spowodować, aby osoby te mogły pracować bez straty czasu na żmudne wyszukiwanie odpowiednich procedur?
Jak spowodować, aby pracownicy stosowali się do tych sztywno określonych zasad?
Jak spowodować, aby nawet w wypadku zastępstwa ustalone zasady były przestrzegane?

Do tego służy moduł pakietu DDM9000® zajmujący się sterowaniem przepływem informacji i zadań.

Funkcje realizowane przez ten moduł

Moduł służący do sterowania przepływem informacji pozwala na realizację następujących funkcji:

- określanie dla pewnych rodzajów korespondencji zasad, wg których dokument krąży po firmie

- określanie kolejnych etapów załatwiania korespondencji. Jeżeli np. wiadomo, przez jakie osoby musi kolejno przejść umowa przychodząca do firmy (tzn. jakie osoby, jakie operacje powinny wykonać w związku z tą umową) to można to zapisać w DDM9000®.

- dla każdego dokumentu można określić albo jeden konkretny przebieg albo też kilka alternatywnych, wybieranych przez pracownika rejestrującego dokument. Jeżeli dla danego typu korespondencji określony zostanie jeden przebieg, to system automatycznie podejmie jego realizację. Jeżeli zdefiniowanych zostanie kilka przebiegów, to wówczas system zażąda wybrania jednego z nich.

- dla każdego etapu określonego obiegu dokumentów definiuje się listę osób, które na danym etapie powinny otrzymać korespondencję. Jednocześnie system umożliwia zapisanie zadań, które na danym etapie powinna wykonać dana osoba. W wypadku gdy dana osoba potwierdza wykonanie zadania to wówczas opis tego zadania pojawia się ekranie.

- możliwe jest określenie, jaki warunek musi być spełniony, aby dany etap został zakończony (np. każda z osób znajdujących się na liście musi potwierdzić załatwienie sprawy itp.).

- możliwe jest podanie listy osób, którym korespondencja na danym etapie miałaby zostać przekazana - 
w zależności od tego jak zostanie to zdefiniowane korespondencja zostanie przekazana albo wszystkim osobom z tej listy, bądź też system zażąda wybrania z tej listy tych osób, którym należy ją przekazać 
(np. pojawi się lista pracowników działu, a system pozwoli kierownikowi działu na wybór konkretnego pracownika, który ma poprowadzić sprawę).

- możliwe jest określenie terminów przewidzianych na załatwienie określonego etapu danej sprawy. Można 
to realizować zarówno poprzez podanie konkretnych dat, jak również poprzez podanie maksymalnej ilości dni od chwili otrzymania korespondencji (np. nie więcej niż 3 dni ale jednocześnie nie później niż do określonego dnia). Wszystkie powyższe warunki definiuje się słownie a nie poprzez programowanie. Przykłady warunków: "Termin < 3 dni i termin<26.05.96".

- dla korespondencji, dla której uruchomiony został tego typu przebieg system blokuje wszystkie operacje - 
od użytkowników oczekuje się jedynie potwierdzania wykonania zdefiniowanych zadań. DDM9000® automatycznie przekazuje korespondencję odpowiednim osobom zgodnie ze zdefiniowanymi wcześniej zasadami.

- w każdej chwili możliwe jest sprawdzenie na jakim etapie w procedurze znajduje się dana korespondencja.

- przebieg procedury może być uzależniony od opinii któregoś z użytkowników, na przykład jeżeli opinia o danym zadaniu będzie negatywna, korespondencja zostanie cofnięta do poprzedniego etapu - zadania opisane przez procedurę będą musiały zostać skorygowane przez osobę która uzyskała negatywną opinię, lub np. korespondencja - której negatywna opinia dotyczy - zakończy swój przebieg.

- możliwe jest również uzależnienie przebiegu procedury od opinii kilku osób, np. jeżeli dwie osoby z trzech wydają pozytywną opinię - procedura będzie kontynuowana, jeżeli opinie będą negatywne 

- bieg procedury zostanie zmieniony.

- w procedurach możemy mieć możliwość definiowania bardzo złożonych warunków, dzięki którym mogą powstać procedury o praktycznie dowolnym przebiegu. Warunki takie to np.: 
* warunki zakończenia określonych etapów procedury, 
* warunki cofnięcia określonego kroku procedury, 
* zasady według których następuje przekazanie korespondencji do następnego kroku, 
* warunki uwzględnienia danego etapu w procedurze (np. w zależności od wartości umowy lub typu kredytu), 
* terminy etapów, 
* warunki zakończenia poszczególnych zadań, 
* warunki uwzględnienia konkretnej osoby w zadaniu,

- wszelkie omówione warunki powstają jako dowolne wyrażenia logiczne, składnią dla wielu z nich jest język potoczny, lecz mogą to być wyrażenia zgodne ze składnią Visual Basica. 

- w procedurach mamy możliwość definiowania skoków do określonych etapów, jeżeli zostaną spełnione określone warunki (w ten sposób np. mamy możliwość ominięcia niektórych kroków procedury, jeżeli korespondencja nie wymaga angażowania kierownictwa).

- definiowanie procedur odbywa się poprzez przyjazny, tabelaryczny interfejs, w związku z tym proste procedury znajdujące się w codziennym użyciu mogą być definiowane nawet przez użytkowników, którzy odbyli szkolenie w zakresie systemu DDM9000® aczkolwiek osobą predestynowaną do definiowania procedur jest odpowiednio przeszkolony administrator.

- w systemie DDM9000® można zdefiniować dowolną liczbę procedur.

2.6. Narzędzia służące do szybkiego rozbudowywania funkcjonalności systemu

Problemy rozwiązywane przez ten moduł.

W poprzednich punktach dowiedzieliśmy się, że system DDM9000® potrafi zarządzać dowolnym rodzajami dokumentów, korespondencji czy też spraw. Dzięki jego możliwościom mamy pewność, że np. nie będzie przypadków zaginięć faktur krążących po firmie lub też, że zmiana handlowca prowadzącego rozmowy z potencjalnym klientem nie oznacza nieuchronnego fiaska tych rozmów. Lecz może się zrodzić pytanie, czy jeśli już mamy zarejestrowane w systemie wszystkie faktury lub też sprawy dotyczące rozmów handlowych z klientami to czy nie można by przechowywać również pewnych danych dodatkowych np. danych liczbowych. Bo jeśli na przykład z dokumentem faktury byłyby związane jej wartość i termin płatności to księgowy mógłby na wiele dni wcześniej, zanim spłyną do niego odpowiednio opisane faktury, mieć raport, na podstawie którego z dużą dokładnością mógłby przygotować się do płatności tych faktur lub prognozować spływ pieniędzy na podstawie faktur wystawionych. Podobnie jest ze sprawami. Sprawa związana z rozmowami handlowymi mogłaby zawierać dane dotyczące oferowanego produktu, jego ceny, prognozowanego terminu zawarcia kontraktu oraz prawdopodobieństwa jego podpisania. Dzięki tym danym zbieranym od różnych handlowców i z wielu spraw można by na zasadzie wartości oczekiwanej określać prognozowane wpływy firmy w przeciągu całego roku. Te dwa przykłady na pewno przywiodą na myśl wiele różnych mniejszych lub większych systemów /programów funkcjonujących w firmie a mających na celu zbieranie danych, które w większości przypadków są związane z jakąś kategorią dokumentu lub sprawy.

Funkcje realizowane przez ten moduł

- możliwość szybkiego tworzenia podformularzy spraw lub dokumentów gromadzących dowolny typ danych (liczby, daty, tekst, pola memo)

- rodzaj podformularza zależy od kategorii dokumentu lub etapu sprawy.

- podformularze dokumentu mogą się automatycznie zmieniać w raz ze zmianami stanu dokumentu 

- podformularze spraw mogą się zmieniać wraz ze zmianą etapu sprawy i automatycznie przejmować dane z poprzednich etapów

- na podstawie zebranych danych możliwe jest dokonywanie różnorodnych analiz i zestawień ukazywanych jako raporty lub wykresy.

- możliwość powiązania gromadzonych przez podformularze danych z przebiegiem procedur automatycznego obiegu dokumentów. Dane te mogą wpływać na przebieg procedury (np. procedura przekaże automatycznie zapytanie ofertowe do handlowca wyspecjalizowanego w odpowiednim produkcie lub sprawdzi poprawność wykonania zadanie)

- możliwość zdefiniowania pól zawierających przeliczone dane z podformularzy obiektów powiązanych

- wypisane powyżej możliwości dają podstawę do tworzenia dodatkowych, wyspecjalizowanych modułów służących do zarządzania szczególnymi problemami.

 

3. Ochrona danych/prawa dostępu

Zapewnienie odpowiedniej ochrony danych, czyli odpowiednio wydajne narzędzia praw dostępu są niezmiernie ważne z punktu widzenia eksploatacji systemu. Jednocześnie jednak sposób w jaki zostały one zrealizowane w systemie ma decydujący wpływ na jego wdrażalność. 

Ze względu na to, iż określenie praw dostępu na poziomie całej firmy/instytucji jest zadaniem mogącym się ciągnąć miesiącami (czasami opis może rozciągać się na dziesiątki stron) bardzo ważne jest, aby prace te nie musiały być wykonane w całości przed rozpoczęciem wdrażania systemu, bowiem może to odsunąć wdrożenie systemu o wiele miesięcy. 

W DDM9000® przyjęto następujące zasady realizacji praw dostępu, które to zasady pozwalają z jednej strony na zapewnienie odpowiedniej ochrony danych, a z drugiej, nie powodują zbędnych opóźnień we wdrażaniu systemu:

- w chwili stworzenia nowej grupy użytkowników żaden z członków tej grupy nie ma prawa dostępu do żadnej szafy z aktami, a więc tym samym do żadnych segregatorów lub dokumentów. Należy w sposób jawny wymienić wszystkie szafy i poziomy dostępu (więcej szczegółów w rozdziale 2.1). Takie rozwiązanie umożliwia szybkie rozpoczęcie pracy bez obawy, iż zapomnimy zablokować dostęp do jakiegoś ważnego, poufnego dokumentu.

- w chwili założenia konta nowemu użytkownikowi ma on dostęp jedynie do własnej skrzynki 
z korespondencją. Dostęp do innych skrzynek musi mu zostać przyznany w sposób jawny (więcej szczegółów w rozdziale 2.2). Takie rozwiązanie umożliwia szybkie rozpoczęcie pracy bez obawy, iż zapomnimy zablokować dostęp do jakiejś skrzynki. 

- nowy użytkownik ma dostęp do wszystkich funkcji. W zależności od potrzeb można zablokować do danej grupy użytkowników dowolną funkcję. Blokadę tę można uzależnić od wystąpienia dowolnego warunku, np. można zablokować funkcję drukowania adresów klientów po godzinie 16:00. Ponadto można określić, jaka akcja ma zostać wywołana przy próbie wywołania zablokowanej funkcji (np. może nastąpić przesłanie informacji do administratora lub też np. odnotowanie próby niedozwolonego dostępu w odpowiedniej tablicy).

Oczywiście blokada dostępu z poziomu systemu operacyjnego lub też samej bazy danych nie jest zadaniem DDM9000® lecz administratora systemu - DDM9000® pozwala jednak np. na zablokowanie dostępu do wszelkich plików z poziomu systemu operacyjnego, czy też innych aplikacji.

4. Wymagania sprzętowo-programowe

 

1. Serwery baz danych

DDM9000® ze względu na zastosowaną w nim architekturę klient - serwer jest w pełni skalowalny. W zależności od liczby użytkowników, intensywności pracy oraz wymagań co do szybkości pracy systemu, możliwe jest dobranie odpowiedniej bazy danych oraz odpowiedniego sprzętu.
Możliwe jest zastosowanie dowolnej bazy danych spełniającej następujące dwa wymagania:
musi ona pracować w standardzie SQL
musi posiadać sprawnie funkcjonujące drivery ODBC.

Rozwiązaniem oferowanym standardowo ze względu na dobrą wydajność, niezawodność oraz korzystną cenę jest MS SQL Server instalowany na platformie Windows NT Server.
Innym rozwiązaniem jest również praca z bazami danych RDBMS firmy ORACLE.
Oczywiście platforma sprzętowa dla w/w napędów baz danych jest również w pełni skalowalna, mogą to być jedno- lub wieloprocesorowe komputery oparte bądź na procesorach Pentium Intela (ewentualnie Pentium Pro), bądź też na innych.

2. Serwery plików

a. tradycyjne serwery plików
DDM9000® pozwala na zapis plików na dowolnie dużej liczbie serwerów - mogą to być zarówno serwery novellowskie jak i serwery z oprogramowaniem Windows NT Server. Liczba i typ tych serwerów jest uzależniony od obciążenia systemu, jak i liczby użytkowników. Z reguły jednak wymagania ta są stosunkowo niskie. Można założyć, że nawet przy ok. 300-400 użytkownikach wystarcza jeden serwer oparty na procesorze Intel w dobrej konfiguracji. Oczywiście pamięć dyskowa powinna być odpowiednio rozbudowana. 

b. jukeboxy CD ROM (opcjonalnie)
Zapis dokumentów na nośniku typu CD-ROM jest przy dużej liczbie dokumentów najbardziej polecany ze względu na bardzo niskie koszta, wysoką pojemność i trwałość zapisu. 
Standardem przy dużej liczbie dokumentów są obecnie JukeBoxy zawierające od 100 do 200 płyt CD-ROM. 
Mogą być one wyposażone w jeden lub wiele napędów CD-ROM (w zależności od liczby napędów wzrasta wydajność systemu). 
Jeden jukebox daje możliwość zapisu wielu milionów stron dokumentów. 
Jukebox podłączony jest do osobnego komputera z zainstalowaną profesjonalną bazą danych, które sterują procesem dostępu.

3. Stanowiska pracy użytkowników

a. komputer
Jednym z założeń projektowych systemu DDM9000® było wspieranie standardów, zarówno programowych jak i sprzętowych. System DDM9000® zapewnia odpowiedni poziom pracy oraz jej szybkość na komputerze klasy PC o następującej konfiguracji minimalnej:
- procesor klasy Pentium/90MHZ,
- 32 MB pamięci RAM (zalecane 64 MB),
- ok. 200 MB wolnego miejsca na twardym dysku,
- zainstalowane oprogramowanie MS Windows 95, 98 lub Windows NT Workstation.
Zaleca się zastosowanie monitora o przekątnej 17 cali (możliwe jest jednak również wykorzystanie monitora 15-to calowego).

b. skaner
Urządzeniami służącymi do zamiany dokumentów z tradycyjnych postaci ("papierowych") do postaci elektronicznej są skanery. Skanery stosowane w zarządzaniu dokumentami powinny się charakteryzować określoną wydajnością, niezawodnością oraz bezwzględnie posiadać podajniki umożliwiające automatyczne skanowanie większej liczby dokumentów.
Skanery oferowane powszechnie (podobnie jak oferowane z nimi oprogramowanie) nie nadają się z reguły do profesjonalnych zastosowań związanych z zarządzaniem dokumentami - są one z reguły przeznaczone do prac okazjonalnych, czy też półamatorskich prac typu DTP (komputerowa mała poligrafia).
Polecanymi urządzeniami skanującymi do współpracy z systemem DDM9000® są skanery firmy Fujitsu, światowego lidera w tym zakresie, które dają gwarancje odpowiedniej jakości i niezawodności pracy.

4. Poczta elektroniczna

Podstawowym wymogiem współpracy DDM9000® z aplikacjami obsługi poczty jest to, aby oprogramowanie poczty elektronicznej klienta było w standardzie MS Mail (daje to możliwość skorzystania np. z takich systemów poczty jak MS Mail, MS Exchange, Open Mail firm HP i inne).
Należy pamiętać, iż korzystanie z poczty elektronicznej potrzebne jest tylko wtedy, gdy chcemy sobie zapewnić przekazywanie i przyjmowanie poczty elektronicznej od zewnętrznych kontrahentów. Wewnątrz firmy zadania te przejmuje w całości DDM9000®.

5. Obsługa faksów

Przy korzystaniu z systemu DDM9000® zaleca się aby zrezygnować z wysyłania/przyjmowania faksów przy pomocy tradycyjnych urządzeń faksujących. Powinny to przejąć faksmodemy pracujące pod kontrolą odpowiedniego oprogramowania.

5. Elastyczność systemu

Ze względu na specyfikę zagadnienia systemy służące do zarządzania dokumentami muszą być bardziej narzędziem niż gotowym pakietem. Zbyt głęboka jest ingerencja pakietu w całą organizację firmy, zbyt duża jest skala zagadnienia, zbyt poważny i zbyt globalny jest problem, aby istniała możliwość jego rozwiązania przy pomocy pakietu "z półki". W tego typu zagadnieniach szacuje się, iż koszta wdrożenia wynoszą 100-300% kosztów zakupu licencji co już wskazuje na wysokość stawianych wymagań. 

Elastyczność systemu ma w związku z tym podstawowe znaczenie.

Przy tworzeniu systemów DDM9000® i PDM9000® mieliśmy świadomość tego problemu w związku z tym najpierw zaprojektowane zostały narzędzia do generowania aplikacji a dopiero przy ich pomocy stworzyliśmy systemy. Dzięki temu oprogramowanie charakteryzuje się daleko idącą elastycznością, pozwalającą na dopasowanie go do najbardziej specyficznych wymagań użytkownika, np.:

- DDM9000® działa w architekturze klient/serwer. Na stanowisku użytkownika pracuje w środowisku MS Windows 95, 98 lub Windows NT Workstation natomiast cały system współpracuje z dowolną bazę danych. Jedynymi wymaganiami w stosunku do tej bazy jest to, iż musi ona pracować w standardzie SQL oraz musi posiadać sprawne drivery ODBC.

- Wydajność systemu zależy od wydajności zastosowanego serwera (sprzętu i oprogramowania). Stosowanymi bazami mogą być MS SQL Server czy też Oracle. W zależności od wielkości systemu (obciążenia oraz liczby użytkowników) można zastosować odpowiedni sprzęt np. Pentium, Pentium Pro jedno lub wieloprocesorowe, serwery RISC-owe takich firm jak np. HP czy też DEC, AS400 firmy IBM itp.

- Istnieje możliwość powiązania DDM9000® z dowolnymi aplikacjami pracującymi w MS Windows 95, 98 Windows NT. Podstawowe aplikacje z tego środowiska (m.in. pakiet MS Office) są już zintegrowane z systemem - pozostałe możemy połączyć na życzenie użytkownika. Stosuje się tu mechanizmy OLE Automation lub DDE - w razie braku takich możliwości stosuje się sterowanie aplikacją poprzez przekazywanie poleceń bezpośrednio przez bufor klawiatury.

- Istnieje możliwość wykorzystywania w DDM-ie danych zawartych w innych systemach firmy/instytucji - jeżeli np. w firmie istnieje centralna baza z adresami wszystkich kontrahentów, to wówczas można ją "dopiąć" 
do systemu zamiast tworzyć od nowa.

- Dopasowywanie/rozbudowa systemu możliwa jest na trzech poziomach:

- poprzez ustawianie parametrów konfiguracyjnych systemu

- poprzez modyfikację/dopasowywanie poszczególnych obiektów
a) DDM pozwala na dowolne przedefiniowywanie formularzy, menu itp. jak również w znacznym zakresie zawartości informacyjnej samych baz danych. 
b) możliwe jest nie tylko dopasowanie do potrzeb całej firmy ale również niezależne dopasowanie do potrzeb poszczególnych grup użytkowników. 
c) możliwe jest definiowanie własnych raportów i wykresów (odbywa się to przy pomocy znanych powszechnie narzędzi, takich jak np. MS Graph znany z MS Excela).

- poprzez tworzenie własnych funkcji pisanych np. w Visual Basicu czy też w C++.

LOGOTEC Engineering S.A.
Henryk Klimek